7. LA FORMACIÓN EN LA EMPRESA
7. LA FORMACIÓN EN LA EMPRESA
7.1. Introducción
La llegada de nuevas tecnologías de fabricación a las empresas supone importantes cambios que afectan a las necesidades de cualificación de los trabajadores. Para poder hacer frente a estas necesidades de cualificación, las opciones que se presentan pasan necesariamente porque las empresas, o bien acuden al mercado de trabajo en la búsqueda de trabajadores cualificados, o bien recalifiquen la mano de obra que ya se encuentra en la empresa.
Nosotras, en este tema hablaremos sobre la segunda opción, es decir, la que consiste en que la empresa recalifique a sus trabajadores desarrollando actividades de formación.
Hemos de considerar que la formación de los trabajadores viene nucleada por las propias empresas, ya que en ellas se producen los cambios que requieren de nuevas competencias y cualificaciones. Es también el lugar para la integración con el mundo productivo de la formación profesional inicial y ocupacional, siendo la empresa la base del sistema de formación en alternancia hacia el que camina la sociedad del conocimiento. Todas las empresas están sometidas a los imperativos de la competitividad, la adaptación y la innovación, así pues, toda empresa que pretenda ser innovadora y hallarse a la cabeza debe ser formativa y motivadora; deberá adaptarse y formar a sus trabajadores de manera continua y desempeñar un papel en la formación permanente de los mismos.
7.2. MARCO TEÓRICO
7.2.1. Definición: Concepto de formación
La formación enfocada desde una perspectiva laboral tiene su aplicación en distintas situaciones del individuo que hace uso de ella:
- Formación de jóvenes, en las técnicas o habilidades que le permitan su incorporación al mundo laboral. Esta puede ser reglada, en donde iniciaríamos la formación profesional, o de perfeccionamiento en las que se encuentran desde materias muy específicas, hasta más genéricas o globales.
- Formación dirigida a colectivos con experiencia en el mundo laboral, que atraviesan una situación de desocupación o con problemas de inserción, que buscan nuevas alternativas profesionales o de perfeccionamiento.
- Formación de trabajadores en situación laboral, con la finalidad de mejorar su capacidad profesional, bien en el puesto de trabajo que actualmente desempeñan, o bien con la finalidad de promoción.
Este último caso es al que nos vamos a referir con prioridad, enfocándolo desde la perspectiva de la empresa en la que el trabajador desarrolla su actividad y que, como se verá más adelante ha de tener efectos positivos para las dos partes, empresa y trabajador.
Es por ellos por lo que desde este punto de vista, refiriéndonos a la formación de la empresa la podemos definir como el proceso que permite ajustar las cualidades del trabajador a una actividad mejorando y actualizando las capacidades, habilidades, actitudes y aptitudes idóneas para su desempeño.
En esta definición se ha hablado de proceso, y este ha de ser planificado y continuo ya que la formación en la empresa busca la mejora y la actualización, dos conceptos que se caracterizan por su dinamicidad.
La formación, en su más amplio sentido, incluye conceptos tales como el aprendizaje, la educación, el desarrollo, el entrenamiento y la capacitación, utilizados en el concepto pedagógico, pero por su mayor similitud, marquemos las diferencias entre formación y educación.
Formación/Educación
-Orientada más hacia el trabajo que hacia la persona.
-Orientado más hacia la persona
-Suele ser un proceso más planificado, sistemático y mecánico.
-Es u proceso menos mecánico con cambios menos previsibles en el individuo.
-Objetivos claros y precisos.
-Objetivos más vagos y difusos.
-Orientada a dotar de conocimientos técnicos y actitudes para llevar a cabo tareas específicas.
-Orientada más hacia el desarrollo de estructuras más técnicas y conceptuales, para estimular las capacidades de analizar y sintetizar de los individuos.
-Efectos más previsibles, uniformes y más a corto plazo.
-Efectos menos previsibles, variables y a más largo plazo (efectos más profundos).
7.2.2. Tipos de formación
Existen varios tipos de formación, entre ellos los más importantes son, la educación y formación, la formación profesional y la formación de cuadros.
1. Educación y formación:
Se refiere a la época de iniciación, implicando la adquisición de una cultura que permita al individuo tomar posiciones ante los acontecimientos que sucedan en su entorno, es por tanto un proceso, el cual será específico de cada sociedad y se realiza mediante el mecanismo sociológico de socialización. Este proceso se desarrolla a su vez mediante la formación profesional y la formación de cuadros.
2. Formación profesional:
Es el proceso que permite a los trabajadores perfeccionar sus conocimientos y habilidades técnicas que les capaciten y permitan la promoción profesional dentro o fuera de su empresa.
Este proceso de reajuste profesional se realiza por medio de centros de formación profesional, propios de la empresa o exteriores a la misma.
3. Formación de cuadros:
Constituye un caso específico dentro de la formación profesional y abarca las programaciones dirigidas al personal con funciones gerenciales en alguno de los niveles jerárquicos. Su objetivo consiste en dotar de técnicas de gestión que permiten mejorar el personal, el marketing, la administración, la planificación, la innovación tecnológica y la solución de problemas.
Dentro de este tipo de formación, se impone mencionar, el llamado desarrollo organizacional, que es un proceso de mejora sistemática de toda la organización a partir de los ejecutivos y que les lleve a planificar el cambio estructural, cultural y de gestión de la empresa.
7.2.3. Objetivos de la formación
El objetivo de la formación se basa en el saber, saber hacer y saber ser, es decir, que el trabajador adquiera nuevos conocimientos para poder llegar a ser un buen especialista, además que logre perfeccionar sus habilidades y saber aplicarlas y que sea capaz de mantener unas buenas actitudes para la mejora de la organización. Por tanto se definiría en estos tres puntos:
1. Saber o conocimientos requeridos.
2. Saber hacer o capacidad de aplicar los conocimientos adquiridos.
3. Saber estar o saber ser, en referencia a actitudes y comportamientos como persona y como miembro de la organización.
7.2.4. Aspectos essencials de la formación
PRINCIPIOS DE PLANIFICACIÓN
-La planificación de la formación debe estar integrada dentro del Plan de empresa.
-La formación debe estar organizada de acuerdo con los planes de la empresa y las planificaciones sectoriales de esta, con sus objetivos y líneas de acción.
PRINCIPIOS PEDAGÓGICOS
-El nivel de formación debe estar basado en los conocimientos de los participantes antes de la acción formativa (principio de experiencia previa).
-El aprendizaje efectivo ha de basarse en una participación activa (principio de actividad).
-El seguimiento de los avances y mejoras como consecuencia de la formación, son imprescindibles para el desarrollo del aprendizaje (principio de seguimiento).
-La implicación de los participantes en la detección de las necesidades y objetivos de la formación son garantía de éxito (principio de participación).
-La coherencia entre las necesidades formativas de la empresa y de los propios participantes, garantizan la motivación hacia el aprendizaje (principio motivacional).
PRINCIPIOS METODOLÓGICOS
-La metodología utilizada ha de basarse en un proceso secuencial, que comienza con la detección de necesidades y finaliza con la evaluación de todo proceso.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
-La efectividad de la formación tiene relación directa con el entorno en que se desarrolla, el ambiente, la disposición y la ubicación de los participantes.
-La duración, sesiones, pausas etc., tendrán para cada caso su idoneidad y efectividad.
-La continuidad de la formación garantiza la coherencia interna de ésta, pero requiere una sistematización de su evaluación y seguimiento.
-La empresa debe apoyar mediante la formación, como objetivos corporativos de todos sus miembros, las funciones culturales, etc.
-Diferenciación de otras organizaciones.
-Identificación de todos sus miembros.
-Facilitación de intereses y objetivos comunes.
-Mantenimiento de un clima social estable.
En concreto, el enfoque cultural de la formación debe hacer que para toda organización:
-La empresa se entienda como un entorno cambiante.
Estos cambios signifiquen una evolución continua en los valores, usos y costumbres.
-Las relaciones humanas se orienten tanto al exterior tanto como hacia el interior de la organización.
-Las innovaciones y los cambios no sean coyunturales, entren a formar parte de una dinámica que marque el entorno.
7.2.5. Proceso organizativo
Otro elemento que hemos de tener en cuenta es el proceso organizativo, que constituye el núcleo del sistema el coincidir en él todos los participantes del proceso de formación, los empleadores, los empleados y los formadores dentro de un contexto participativo, sin el cual los resultados pueden verse afectados con perjuicio para toda la empresa.
El proceso de formación varía de una empresa a otra en función del número de trabajadores, del sector de producción, del tipo de bienes o servicios que oferte y sobretodo de la política de gestión de recursos humanos y de la cultura empresarial elegida. Puede tener como objetivo la realización de acciones formativas puntuales para resolver algunas carencias inmediatas o bien puede pretender la implantación de un sistema coherente y permanente que responda a las exigencias de los cambios permanentes de la empresa en el presente y en el futuro y que permite a los trabajadores, en todos los niveles jerárquicos, responder a todos los retos profesionales y personales que se les presente a lo largo de la vida profesional.
Así que, un plan de formación comprende generalmente las siguientes etapas:
1. Concreción de los objetivos de la formación relacionados con las necesidades de la empresa y de los trabajadores colectiva e individualmente.
2. La programación de los contenidos y de las actividades de formación y de los medios necesarios para su ejecución.
3. La realización de las actividades formativas.
4. La evaluación de las acciones para introducir los correctivos necesarios.
En la etapa de programación y ejecución es importante asegurar una metodología adecuada. Es decir, si los contenidos de la formación son diversos, igualmente han de serlo los métodos y técnicas ya que condicionan el éxito de la formación.
A nivel de métodos y, a título indicativo, pueden aislarse los siguientes:
• Didácticos (tipo lección magistral)
• Demostrativos (observación y experimentos)
• Interrogativos (a partir la discusión)
• Activos y participativos
• Integrados en el trabajo
El responsable que realiza la formación ha de saber qué método o combinación de métodos han de utilizarse para conseguir los objetivos previstos. En la actualidad, han de fomentarse aquellos que implican la participación de los trabajadores en su propia formación, como son los métodos activos y los integrados en el trabajo con sus técnicas apropiadas.
Las técnicas propias de los métodos activos e integrados en el trabajo se concretan en las siguientes:
• La rotación de puestos de trabajo que permiten ampliar la experiencia en distintos puestos y así desarrollar los conocimientos y técnicas aprendidas.
• La permanencia en otros departamentos o empresas que permitan conocer y familiarizarse con las nuevas tecnologías de gestión y de producción, tanto dentro como fuera del país.
• Estudio y discusión de casos que conduce a los formados a resolver problemas reales y simulados que acontecen en las empresas, lo que demuestra el grado de capacidad para aplicar los conocimientos adquiridos.
• Los juegos de empresa que constituyen una variante de la técnica anterior al utilizar la simulación como base de la técnica.
• El grupo tarea, el grupo diagnóstico o los círculos de calidad son otras tantas técnicas que fomentan el traen equipo autónomo o semi-autónomo.
A nivel de técnicas, ha de intentarse reconstruir o recrear las técnicas propias que respondan eficazmente a las necesidades del propio plan de formación.
7.2.6 Fases de la Formación
Uno de los principales interrogantes que surgen a la hora de diseñar el Plan de Formación es qué acciones y actividades formativas hay que llevar a cabo para que el plan resulte eficaz y rentable. La única manera de poder dar una respuesta coherente comienza con llevar a cabo un proceso de detección de las necesidades de formación y capacitación de los RR.HH.
Una vez hemos determinado cuáles son esas necesidades podemos fijar de forma concreta los objetivos del Plan de Formación y a continuación definir las acciones y actividades formativas que satisfacen esos objetivos.
También se debe contemplar como se va a comunicar y divulgar el Plan de Formación a todos los niveles de la organización para que cada cual pueda tener claro las acciones en las que debe tomar parte.
Ya que está establecido lo que se va a hacer, hay que definir cómo se va a hacer, por lo tanto es preciso definir las estrategias para la implementación del Plan.
Además de cómo se va a implementar el Plan de Formación hay que establecer cómo se va a ir realizando el seguimiento de cada acción y actividad formativa, por ejemplo para corregir las posibles desviaciones que puedan surgir sobre la marcha o actuar sobre posibles imprevistos.
Por último, pero no menos importante, se han de definir las estrategias que se llevarán a cabo para realizar la evaluación del Plan de Formación, con objeto de estudiar los beneficios obtenidos y el retorno de la inversión en formación.
En resumen, el esquema a seguir para el diseño del Plan de Formación sería el siguiente
I. Detección de las necesidades
II. Formulación de los objetivos
III. Planificación de las acciones y actividades formativas
IV. Presupuesto del Plan de Formación
V. Comunicación y divulgación
VI. Ejecución, seguimiento y control del Plan de Formación
VII. Evaluación
El grado de complejidad en cuanto a la elaboración del plan de formación es proporcional a la variedad de puestos y posiciones que existen dentro de la organización, ya que tanto la detección de las necesidades como la satisfacción de las mismas al llevar a la práctica el Plan de Formación se complica debido a la gran labor de evaluación del desempeño, análisis funcional y estudio de las competencias laborales que se ha de realizar.
I. Detección de las necesidades
Para detectar las necesidades formativas no nos vale con tener presente lo que los trabajadores y sus responsables dicen que necesitan o solicitan, sino que hay que identificar cuál es la situación actual y a dónde se pretende llegar a través de la formación.
Las necesidades de formación y capacitación resultan de la diferencia entre la situación actual y la deseada.
También hay que tener en cuenta que existen necesidades que no se puedan satisfacer a través de la formación. Resulta sencillo detectarlas planteando interrogantes del tipo “¿El personal sabe como lograr el nivel de desempeño que se ha fijado para cada tarea y función?” Una respuesta positiva demuestra que la necesidad no es formativa.
El proceso de detección de necesidades se puede realizar cada dos o tres años, ya que es difícil que todas se puedan satisfacer en un solo Plan Anual, además de que en muchos casos se necesita la repetición de acciones y actividades para lograr los resultados deseados.
Para detectar las necesidades es preciso:
1.Identificar los problemas y situaciones a corregir y sus posibles causas.
2.Analizar en la situación actual, el grado y nivel de desempeño de las distintas funciones propias de cada puesto, así como las competencias de los RR.HH.
3.Comparar las situaciones actual y deseada para de las diferencias extraer las necesidades de formación y capacitación.
4.Determinar en qué grado las necesidades se pueden satisfacer con formación.
5.Organizar los grupos de personas a formar en función a la formación qué necesitan, en qué grado y cuándo.
6.Elaborar los planes para llevar a cabo las acciones y actividades formativas que satisfacen las necesidades detectadas.
Una vez detectadas las necesidades de formación es preciso clasificarlas según su prioridad, ya que por lo general las necesidades suelen ser muchas y los recursos con que se cuenta para la formación son limitados.
Los criterios para establecer el grado de prioridad dependen de cada caso en concreto, pero de forma general y a modo de ejemplo se puede usar la relación coste-retorno de la inversión, las obligaciones legales en cuanto a la formación del personal, el tamaño de los grupos de personas a formar y su papel en el logro de objetivos empresariales o los recursos disponibles, ya sean materiales, económicos o humanos.
El proceso de detección de necesidades debe materializarse en un documento útil y que pueda ser consultado con frecuencia, sobre todo en el momento de formular los objetivos del Plan de Formación.
Los principales elementos a relacionar son:
1.Identificación del proyecto, nombre de la empresa, fecha, participantes…
2.Motivo por el que se necesitan detectar de necesidades
3.Métodos y técnicas aplicados, así como encuestas, entrevistas…modelos de
4.Descripción del contexto y características del personal sometido al estudio
5.Resultados obtenidos
6.Necesidades a satisfacer mediante la formación, clasificadas según prioridad
7.Necesidades que no se pueden satisfacer con formación y posibles soluciones
8.Aspectos a valorar para futuros procesos de detección de necesidades
II. Formulación de los objetivos
Para fijar los objetivos se ha de usar como base el documento reporte resultante del proceso de detección de necesidades.
Al igual que en el caso de las necesidades, los objetivos se tienen que ordenar por orden de prioridad. Habrá algunos que se puedan cumplir con la ejecución total del Plan de Formación, es decir en el año en curso; pero otros pueden necesitar de varias anualidades y por tanto de la ejecución de varios Planes de Formación.
Para formular y clasificar los objetivos no solo debemos tener en cuenta su prioridad, sino también del tipo que son, ya que por pueden ser globales o específicos.
A- Objetivos globales o generales
Son los que expresan el comportamiento y conducta que se tiene que poder aplicar al puesto de trabajo a raíz de la formación.
En cuanto a la sintaxis a emplear para formularlos se debe expresar en infinitivo el resultado a conseguir, se tiene que especificar la unidad de medida, es decir el qué además de la cantidad numérica o cuánto y cuando o sea, el plazo de tiempo. Por ejemplo:
-Mejorar el % de conversión en ventas un 15% el trimestre próximo
-Resultado a conseguir
(comportamiento/conducta)
-Unidad de medida
(el qué)
-Cantidad
(cuánto)
-Plazo de tiempo
(cuándo)
B - Objetivos específicos
-Informar al cliente correctamente, respetando los criterios de calidad
-Nivel de desempeño
-Condición de ejecución de la tarea
Se refieren a las competencias que es preciso desarrollar o generar para cumplir los objetivos generales. En este caso además hay que desgranar el análisis funcional y el modelo de competencias hasta fijar competencias, subcompetencias, funciones y tareas.
Se formulan igual que los objetivos globales, pero añadiendo además el grado de desempeño y las condiciones en las que se han de dar las distintas competencias. Por ejemplo:
Posteriormente y en función de los objetivos generales y específicos debemos formular los objetivos de la formación, para posteriormente planificar a través de que acciones y actividades formativas se lograran.
Por lo tanto entre la relación de objetivos nos encontramos:
1. De conocimiento: saber qué hacer
2. De habilidades: saber cómo hacer
3. De actitudes: conductas, compromiso personal
Al formular y fijar los objetivos de esta manera facilitamos la posterior labor de evaluación de la formación y podremos medir la rentabilidad del Plan de Formación.
III. Planificación de las acciones y actividades formativas
En esta fase del Plan de Formación tenemos que planificar los cursos y contenidos, los seminarios y otras actividades a través de las que pretendemos satisfacer las necesidades formativas y por tanto, cumplir los objetivos del Plan de Formación, buscando por supuesto la eficacia y la rentabilidad de la inversión a realizar.
Un Plan de Formación está estructurado en programas, compuestos a su vez de diferentes acciones y actividades formativas, agrupados en áreas concretas como:
1. Formación e información para el conocimiento de la organización: su cultura y valores, filosofía empresarial, productos y/o servicios que ofrece, etc.
2. Formación y capacitación específica para cada puesto de trabajo: establecida por grupos o niveles: formación para directivos, formación para personal técnico, para personal administrativo, etc.
3. Programas de formación para preparación de la promoción interna. Estas acciones formativas se deben planificar en base a las necesidades que se desprenden de los planes de carrera, planes de rotación de puestos de trabajo, etc.
4. Formación para promover el desarrollo personal.
Un mismo programa puede contener formación propia de varias áreas a la vez, o bien pertenecer en su totalidad a un área concreta.
Por ejemplo un programa de formación para nuevas incorporaciones puede contener:
• Curso sobre producto, que pertenece a la formación para conocimiento de la organización.
• Prácticas de manejo de la maquinaria, que pertenece a la formación para la capacitación en el puesto de trabajo.
• Seminario de interrelaciones personales: formación para el desarrollo personal.
Mientras que un programa de desarrollo de habilidades directivas estará formado en su totalidad por acciones y actividades que pertenecen al área de la formación para la capacitación en el puesto de trabajo y más concretamente a la formación para directivos.
En cualquier caso las acciones y actividades formativas se deben planificar en función a los objetivos formulados en el Plan de Formación, a las características de las personas a formar, al tiempo y recursos disponibles y otros factores ambientales o del entorno.
Cada una de las acciones y actividades que integran el Plan de Formación debe estar correctamente definida detallando:
• El título o nombre de cada acción formativa o actividad.
• A qué área pertenece.
• Los objetivos globales y específicos además de los objetivos de formación (de conocimiento, de habilidades o de actitudes)
• La metodología que se va a emplear.
• La estructura y programación. Por ejemplo por módulos o sesiones.
• El calendario y los tiempos o cronograma.
• Información del grupo al que va dirigida.
• Formas de evaluación de la acción o actividad formativa
IV. Presupuesto del Plan de Formación
Para poder presentar el Plan de Formación a la dirección de la empresa es preciso presupuestarlo antes, ya que en muchos de los casos su aprobación está estrechamente relacionada con el coste de ejecución y con las posibilidades de rentabilizar esa inversión.
No obstante hoy en día, en la mayoría de las empresas existe un presupuesto destinado a la formación, bien sea asignando una cantidad anual directamente al departamento de RR.HH para formación, o bien cada uno de los departamentos puede tener recursos asignados para la formación de su personal, incluso es posible que existan partidas asignadas a la formación dentro de prepuestos correspondientes a diversas estrategias de la compañía, como puede ser la implantación de un sistema de gestión medioambiental.
En todos los casos se ha de cuantificar el coste total del Plan de Formación, desglosando el coste de cada programa de formación y detallando incluso el coste de cada una de las acciones y actividades formativas a través de la relación de todos los costes derivados de las infraestructuras, recursos humanos y materiales que se precisan para llevarlas a cabo.
Es conveniente también incluir otro tipo de datos y análisis como:
• Inversión total destinada a cubrir cada necesidad formativa
• Coste por área de formación, por ejemplo en idiomas
• Coste por departamento
• Coste por nivel jerárquico, como por ejemplo formación para directivos
• Coste por hora de formación, por alumno, incluyendo número de horas por participante y número de horas por acción formativa, etc.
Con independencia de cómo se presenten los datos y costes de ejecución del Plan de Formación, se debe cuantificar:
1. Los costes directos:
• Coste de desarrollo de contenidos.
• Coste de aulas.
• Coste de desarrollo de recursos materiales, como medios didácticos, material para alumnos, medios para docentes, etc.
• Remuneraciones a formadores y docentes.
• Actividades de outdoor training.
• Cursos o programas contratados a proveedores externos, ya sean presenciales, a distancia, e-learning o blended learning.
2. Los costes indirectos. Ya sean derivados del proceso de detección de necesidades: auditorias, analistas y entrevistadores, desarrollo de instrumentos como encuestas o cuestionarios. O derivados de la impartición de acciones formativas dentro del horario laboral.
3. Los costes fijos, por ejemplo los salarios del personal del departamento de formación, los derivados del mantenimiento de aulas o infraestructuras…
4. Costes variables ocasionados por la ejecución de la formación.
5. La importancia de estos análisis radica en la necesidad de lograr el equilibrio entre la eficacia de la formación, en cuanto al logro de objetivos y satisfacción de las necesidades, el tiempo invertido y el coste económico para poder así garantizar la rentabilidad del Plan de Formación y por tanto el retorno de la inversión.
V. Comunicación y divulgación
La comunicación y divulgación del Plan de Formación siempre se ha de llevar a cabo por niveles. Los principales fines que se persiguen son:
1. Implicar a la dirección, sobre todo en el desarrollo de varias fases:
• El anuncio de la creación del Plan de Formación. En esa fase es aconsejable contar con al menos un miembro de la alta dirección de la empresa, así además se motiva al personal a la colaboración activa, sobre todo en el proceso de detección de necesidades
• El proceso de detección de necesidades, ya que es vital la participación de los responsables y directores de departamento para identificar las necesidades formativas del personal a su cargo.
• La priorización de las necesidades de formación, para lo cual resulta imprescindible la colaboración del equipo de alta dirección.
• La definición de los distintos programas de formación y de sus acciones y actividades formativas, momento en el que conviene implicar a los directivos tanto de los distintos departamentos como de la alta dirección para formular por ejemplo objetivos de mejora del puesto de trabajo.
• Verificación de la transferencia de los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo, por parte de los responsables de los distintos equipos y departamentos.
2. Seleccionar a los formadores, a través de dos procesos:
• Reclutar al personal de la empresa que o bien participar en la creación del Plan de Formación o bien que puede desempeñar un rol formador o docente, ya sea en la transmisión de saber, de conocimientos técnicos o de actitudes. Una vez se ha diseñado el Plan de Formación, conviene informarles de exactamente qué labor llevarán a cabo, la planificación de la misma (días, horarios, lugares, alumnos…) y cómo se les retribuirá.
• Contratar externamente a los formadores o docentes y a los expertos, técnicos y analistas que deban participar en el diseño del Plan de Formación en caso de no ser suficiente o conveniente la participación en exclusiva del personal interno de la empresa.
3. Informar y motivar al personal a formar para que todos conozcan qué, cómo y por qué se va a llevar a cabo cada una de las actividades y acciones formativas, para que cada trabajador sepa en qué parte y de qué modo participará en el Plan y además se sienta implicado en la estrategia empresarial. La que se pretende es transmitir la importancia y los beneficios que supone la formación no solo para la empresa, sino también para cada trabajador y el desarrollo de su carrera dentro de la organización, lo que favorece la motivación, entre otros factores que promueven los cambios conductuales o actitudinales.
VI. Ejecución, seguimiento y control del Plan de Formación
La ejecución del Plan de Formación significa llevar a la práctica todo lo planificado hasta el momento, es decir, hay que coordinar y gestionar alumnos, docentes y personal de apoyo (tanto internos como externos) infraestructuras y recursos materiales, actividades y horarios, etc.
Resulta por tanto imprescindible realizar un seguimiento para garantizar el correcto desarrollo de todas las acciones y actividades formativas y además para evaluar el aprovechamiento de la formación y por tanto sus beneficios reales.
El seguimiento de las acciones y actividades formativas puede realizarse mediante observación, cuestionarios, entrevistas con formadores y docentes, debates, etc.
El proceso de seguimiento se realiza comparando continuamente la marcha de la actividad de formación con lo que estaba planificado, ya que la calidad y efectividad el Plan de Formación depende de la cantidad y gravedad de los errores que puedan existir, del tiempo que se tarde en detectarlos y de las decisiones que se tomen para corregirlos.
Para la revisión y valoración de las acciones y actividades formativas resulta útil crear un Comité de Seguimiento encargado de monitorizar cada una de ellas para:
1. Evaluar y documentar la calidad en el desempeño de docentes y formadores.
2. Velar por la buena marcha de la formación en cuanto a condiciones adecuadas de lugares, equipos, mantenimiento de materiales y recursos, etc.
3. Gestionar y controlar los distintos medios y materiales didácticos.
4. Llevar el registro de calificaciones, evolución y evaluación del alumnado e ir supervisando la aplicación y transmisión de los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
5. Evaluar las necesidades que se van cubriendo y en qué medida, además de descubrir otras nuevas que podrían ser cubiertas ya sea a través de los programas ya previstos, a partir de ciertos ajustes o planificando nuevas acciones y actividades formativas.
6. Anticiparse a los posibles obstáculos o problemas que pueden surgir durante la ejecución del Plan de Formación, proponiendo las posibles soluciones.
7. Realizar los ajustes que puedan precisarse, no sólo por desviaciones en cuanto al logro de los objetivos formulados, sino por el propio carácter reactivo del Plan de Formación.
8. Elaborar los informes y reportes que luego posibilitarán la evaluación y auditoria del plan de formación.
VII. Evaluación
El principal propósito del proceso de evaluación del Plan de Formación es valorar y comparar los beneficios de la formación y su impacto en el logro de los objetivos a corto, medio y largo plazo con sus costes reales, para así poder medir el retorno de la inversión, es decir la rentabilidad del Plan de Formación.
Sin embargo, el análisis y evaluación de la formación no se debe realizar exclusivamente tras la finalización de los Programas Formativos, sino que se ha de realizar un estricto seguimiento de cada una de las acciones y actividades que forman el Plan de Formación para ir comprobando sobre la marcha si se satisfacen las necesidades y se cumplen los objetivos de formación, optimizando los recursos y los costes. Si no es así se está a tiempo de realizar las correcciones necesarias.
La evaluación de la formación también permite optimizar el proceso de aprendizaje, con los beneficios que ello supone para futuros Planes de Formación.
Sintetizando, el seguimiento y evaluación de la formación permite medir la eficacia y rentabilidad del Plan de Formación, corregir posibles errores o desviaciones en cuanto a la satisfacción de necesidades y logro de objetivos y optimizar el proceso de aprendizaje.
Para llevar a cabo el análisis en primer lugar es preciso identificar cuatro aspectos: ¿Quién hace la evaluación? ¿Qué se evalúa? ¿Cuándo? ¿Cómo se evalúa?
A- ¿Quien hace la evaluación?
La evaluación se lleva a cabo a través de todos los participantes en el Plan de Formación, de manera que tanto la empresa en general, como los formadores y las personas a formar tienen que evaluar la formación de forma independiente, así que cada uno evalúa:
• En qué medida se satisfacen las necesidades y se logran los objetivos.
• El desempeño de los formadores.
• La organización de las acciones y actividades formativas.
B - ¿Que se ha de evaluar?
Se han de evaluar todos los aspectos y elementos del Plan de Formación. Es decir, infraestructuras, lugares, horarios, recursos materiales y humanos, costes, etc. Estos análisis se pueden enfocar de muchas formas, pero uno de los modelos de evaluación más usados son los de Hamblin y Kirkpatrick, que presentan diferentes niveles de evaluación para los elementos de la formación:
1. Reacción. Se evalúan las reacciones de los alumnos o personas a formar tanto ante contenido y metodología de la formación, como ante formador y otros aspectos relevantes.
2. Aprendizaje. Se mide el aprendizaje real de cada participante, o sea en qué medida se logran los objetivos, comparando la evaluación inicial y final.
3. Conducta. Tras la formación se verifica en qué medida se aplican los nuevos conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
4. Rendimiento. En este caso lo que se mide es el efecto de la formación en el deartamento o grupo al que pertenece el alumno y como afecta al desempeño de las distintas funciones.
5. Impacto. Se trata de analizar los efectos de la formación en la empresa, en cunto a productividad, beneficios y desarrollo y evolución de la organización.
C - ¿Cuando se ha de evaluar la formación?
Existen cuatro momentos en los que realizar el proceso de evaluación, aunque ya el propio modelo de evaluación de Kirkpactrick nos establece una secuencia de momentos en los que realizar la evaluación.
1. Una evaluación inicial. La idea es detectar los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes del alumno antes de llevar a cabo las acciones y actividades formativas.
2. Evaluación a lo largo de la ejecución de las acciones y actividades formativas, para poder introducir las correcciones necesarias en función de las posibles desviaciones en cuanto al logro de los objetivos. Se pretende:
• Evaluación de las reacciones de los alumnos: primer nivel de Kirkpatrick
• Grado de aprendizaje, siguiente nivel de Kirkpatrick
3. Evaluación final, analizando los efectos más inmediatos de cada acción formativa.
4. Evaluación cierto tiempo después de la formación para detectar:
• El nivel de transferencia al puesto de trabajo: tercer nivel de Kirkpatrick.
• Los beneficios de le formación en su departamento: cuarto nivel.
• El impacto de la formación de forma global en la empresa: quinto nivel.
D - ¿Cómo se evalúa la formación?
Para cada uno de los niveles del modelo de evaluación podemos establecer un conjunto de los métodos y técnicas de evaluación más.
1. En el nivel de Reacción se suelen utilizar cuestionarios o encuestas, entrevistas, discusiones en grupo, etc.
2. En el nivel de Aprendizaje se pueden aplicar distintas técnicas como: controles, test o exámenes, ya sea durante la acción formativa o inmediatamente después; estudio de casos, debates y en general cualquier otro medio que permita medir los cambios de actitudes y comportamientos.
3. En el nivel de Conducta, una buena técnica puede ser medir el nivel de desempeño del trabajador en diferentes momentos, así comparándolo con los diferentes momentos de la formación se puede medir el aprendizaje. Aunque también existen otros métodos, como observación directa en el puesto de trabajo, reuniones de grupos o entrevistar a cada responsable sobre el desempeño de sus subordinados antes y después de la formación, para verificar el grado de transferencia al puesto de trabajo.
4. En los niveles de Rendimiento e Impacto, dado el grado de complejidad de los distintos procesos empresariales, hay que obtener la información a través de otro tipo de. Entre las acciones que se pueden llevar a cabo se encuentran:
• Medir la adquisición de conocimientos y habilidades mediante cuestionarios y test.
• Análisis de los costes de la formación.
• Establecer la relación coste-beneficio, analizando el impacto de la formación en el logro de los objetivos empresariales.
• Comparar el coste-beneficio de la formación con los que podrían haberse obtenido a través de otras estrategias.
7.2.7. Barreras a la formación
La cultura de la organización tendrá una gran influencia en el enfoque y tratamiento que se le dé a la formación, pues al mismo tiempo deberá tener su influencia en la modificación de aquellos aspectos culturales que puedan crear barreras a los objetivos y eficacia buscados.
Las barreras más significativas son:
. El temor o miedo de que en consecuencia de la formación, la empresa exija más a los trabajadores, cuando lo que realmente busca es mayor eficacia con el mismo esfuerzo.
. Creencia en los trabajadores de que la adquisición de nuevos conocimientos o habilidades ha de tener como consecuencia obligatoriamente aumento salarial o promoción a corto plazo, cuando lo que busca la formación es el desarrollo personal y profesional, que mejorará el desempeño del puesto de trabajo, que también se traducirá en una mayor estabilidad laboral y progreso de la empresa, que es perfectamente compatible con el progreso de los trabajadores.
. Oposición de los jefes o mandos para prescindir de su personal para la asistencia de las actividades formativas, cuando realmente van a ser ellos los más beneficiados al mejorarse la eficacia y productividad de su equipo.
. No implicación d los jefes o mando en el apoyo a las acciones formativas de sus equipos, por miedo o desconfianza a la pérdida de poder, cuando la formación beneficiará la actitud de los trabajadores ante el trabajo en equipo.
. Miedo de los participantes a no cumplir personalmente con las expectativas puestas por la empresa en la acción formativa, cuando uno de los objetivos de la formación es potenciar la auto confianza del trabajador.
. Desconfianza de los jefes y participantes en la utilidad de la acción formativa por lo que la detección de necesidades y contenido de la acción ha de ser elaborada con su participación.
. Resistencia de los participantes a la aplicación de técnicas innovadoras y miedo al cambio, por lo que la mentalización de esta necesidad debe ser previa.
El aprovechamiento de los beneficios que conlleva la formación y salvar las barreras internas son los objetivos a cumplir por el responsable de formación, mediante la planificación de las acciones que se lleven a cabo, cuyo desarrollo habrá de reflejarse en un documento de trabajo que constituye el llamado Plan de Formación de la Empresa.
7.3. Marco práctico
En RAAI S.L. se impartirán diferentes cursos de formación según las necesidades de cada departamento y de la empresa en general.
Se plantea realizar cursos de:
• Inglés/Francés.
• Atención al cliente.
• Prevención de riesgos laborales.
• Nueva formación con la finalidad de mejorar la tecnología.
• Curso para el respeto al medio ambiente.
1. Diagnóstico de las necesidades:
- De conocimientos:
• Necesidad de conocer una lengua imprescindible en nuestros días como es el Inglés/Francés.
• Conocimiento del mercado.
• Conocimiento de los riesgos que conllevan ciertos trabajos y su prevención.
• Por ejemplo, la adquisición de los conocimientos innovadores, con la finalidad de mejorar la tecnología de RAAI. S.L.
• Inculcar unos nuevos conocimientos sobre la preservación del medio ambiente, así como conocimientos básicos sobre la ecología.
- De habilidades:
• Habilidad para mantener una conversación con un cliente, realizar escritos, etc. en inglés.
• Habilidades de intercomunicación con el cliente.
• Habilidades de prevención de riesgos.
• Habilidades en la actuación en el proceso productivo
- De actitud:
• Mantener una actitud abierta hacia un nuevo idioma.
• Mantener una actitud abierta y ser capaz de solucionar con éxito las reclamaciones de los clientes.
• Mantener una actitud segura y preventiva de los riesgos en el trabajo.
• A través de la formación adquirida despertar un sentimiento de respeto hacia la madre naturaleza.
2. Objetivos específicos:
- De conocimientos:
• Conseguir que los trabajadores dominen con fluidez el idioma extranjero aprendido.
• Esperamos que los trabajadores conozcan las necesidades de los clientes/mercado.
• Esperamos que los trabajadores tengan siempre presentes los riesgos y se actúen de modo responsable.
- De habilidades:
• Esperamos que los trabajadores sean capaces a atender a un cliente en inglés, redactar una carta, etc.
• Esperamos que los trabajadores sean capaces de dar una atención al cliente clara, concisa, cordial y resolutiva.
• Esperamos que los trabajadores sean capaces de dar una atención al cliente clara, concisa, cordial y resolutiva.
- De actitudes:
• Esperamos que los trabajadores tengan una actitud resolutiva en inglés.
• Esperamos que los trabajadores tengan una actitud resolutiva ante las reclamaciones de los clientes.
• Esperamos que los trabajadores tengan siempre presentes los riesgos y que actúen de modo responsable.
3. Programa de contenidos
En los diferentes cursos de formación que impartiremos, los contenidos serán los siguientes:
1. Lenguas: Estructuras lingüísticas. Vocabulario específico. Atención al cliente en inglés/frances.
2. Atención al cliente: La atención telefónica. Gestión de reclamaciones.
3. Prevención de riesgos laborales: Riesgos en la construcción. Prevención.
4. Análisis de los candidatos
El perfil de los candidatos que van a recibir la formación será la siguiente:
• Formación de lengua
Nivel de estudios: Medio-alto
Sector al que influye: Departamento de administración, Departamento comercial y marketing, oficina técnica, departamento de RRHH.
Durada: 3 año
• Formación en atención al cliente
Nivel de estudios: Medio
Cargo que ocupa: Departamento de administración, Departamento comercial y marketing
Durada: 1 año
• Formación en prevención de riesgos laborales:
Nivel de estudios: Medio.
Cargo que ocupa: Todos los departamentos.
Durada: 1 año
• Formación académica en ciencias de la tierra:
Nivel de estudios: Nivel alto.
Cargo que ocupa: Directores de departamento y empleados del departamento de I+D
Durada: Formación continuada, ya que la ciencia avanza constantemente.
5. Temporalización
Las clases para la formación de los trabajadores se dividirán en diferentes distribuciones del tiempo, así habrá:
Las clases para la formación del inglés: serán de dos horas por semana durante cuatro meses para alcanzar el nivel más adecuado para la empresa.
Los cursos para la formación en atención al cliente y el de prevención de riesgos laborales se llevaran a cabo durante dos días en un centro externo, por lo que se harán en dentro del horario laboral.
Se realizarán una vez al año, para los trabajadores que no lo hayan realizado anteriormente.
Los cursos para la formación en ciencias naturales se impartirán de forma lúdica en jornadas de varios días en las q los trabajadores constaran de una instancia en un hotel o una residencia de campo en la que aprenderán en contacto con la naturaleza, claro esta a cargo de la empresa
6. Presupuesto
Para cubrir los costes de las clases de formación de inglés se deberán tener en cuenta los costes por parte de los profesores especializados y el material necesario, las clases se llevaran a cabo en habitaciones de la empresa.
Para cubrir los costes de los cursos de atención al cliente y prevención de riesgos laborales, en cambio, se deberán tener en cuenta más costes, por una parte los cursos de las academias correspondientes y por otra parte el transporte.
Todos estos cursos se impartirán a medida que la empresa consiga las subvenciones en formación profesional ofrecidas por el estado, a las cuales todos tenemos derecho.
7.4. Conclusión
La formación es imprescindible para que la empresa funcione adecuadamente. Se la debe considerar como una inversión de gran importancia ya que los trabajadores van a aumentar sus capacidades y habilidades para trabajar cada vez mejor y con mayor eficacia y eficiencia y por lo tanto la empresa va a tener unos mejores resultados, tanto por los mayores beneficios como por su mayor competitividad en el mercado.
Es evidente que la nueva formación para la empresa es lo más importante para la evolución de la misma. No solo para adquirir la profesionalidad requerida en los trabajadores sino también para conseguir unas aptitudes involucradas con la ideología de la empresa.
En RAAI S.L. se invierte una cantidad de presupuesto considerable en la formación de los trabajadores, porque se considera que es una responsabilidad muy grande el hecho de comercializar con productos ecológicos.