9. ACOGIDA A LOS TRABAJADORES
9. ACOGIDA A LOS TRABAJADORES
9.1 INTRODUCCIÓN
Todo trabajador nuevo en la empresa, o que cambia de puesto de trabajo dentro de la misma, debe recibir la acogida, información y formación teórico-práctica necesarias para un adecuado conocimiento de la sección y puesto de trabajo donde va a prestar sus servicios. La aplicación de este procedimiento en el momento de incorporarse a un nuevo lugar de trabajo tiene como objetivo facilitar la adaptación del recién llegado y favorecer su integración. En este apartado exponemos los puntos más importantes y esenciales para realizar una buena acogida a nuestros trabajadores.
9.2 Marco Teórico
No existe una norma científica al respecto pero se puede decir lo siguiente:
El período de integración junto con el Manual de acogida, se han ido introducido paulatinamente en muchas empresas, con ésta aplicación se obtienen unos resultados muy favorables, ya que los objetivos son muy esperanzadores, que pueden ser los siguientes:
-Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos colaboradores, signos de seriedad y organización y la creencia de que se valora al personal.
–Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa.
–Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación laboral con la empresa.
–Favorecer la comunicación interna.
–Favorecer la comunicación social del individuo, al relacionarse correctamente en su entorno laboral.
Por este motivo el manual personal entregado al trabajador deberá contener los aspectos señalados en similar orden al indicado.
Si importante es el manual de acogida entregado al trabajador más importante es el manual de acogida interno que deberán tener y conocer los mandos intermedios encargados de realizar el seguimiento e informar al Departamento de Recursos Humanos.
El Manual de acogida interno se puede dividir en cuatro fases, que son:
La bienvenida (el trabajador ya conocerá a través del manual de bienvenida los aspectos más importantes de la empresa)
-El primer día en el trabajo,
-El segundo día
-El seguimiento final.
La Guía de Acogida debe dar respuesta a todas las etapas del Plan de Acogida, integrando las políticas y procesos de incorporación de nuevos empleados, así como incluir una serie de herramientas útiles para el Responsable de Recursos Humanos y para los propios empleados. Es un documento de uso interno que va dirigido a los responsables de la empresa, Consejo de Administración, Dirección General y equipo directivo. Representa la materialización del Plan de Acogida, convirtiéndolo en un compromiso real de la Dirección con sus trabajadores que permanece en el tiempo como una parte más de la cultura corporativa de la organización. Todas las empresas deberían redactar su Manual de Acogida.
9.2.2 Estrategia de acogida
En este apartado hacemos la referencia a la filosofía de la empresa y al mix de actividades formales e informales que la empresa desarrolla durante todo el proceso de acogida y que le dan un estilo propio que nos diferencia de otras compañías.
A) Aspectos sociolaborales:
Consiste en el deber general de las empresas de respetar el principio de igualdad de trato y de oportunidades en el ámbito laboral y con esta finalidad, deberán adoptarmedidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación laboral entre mujeres y hombres. Se establece específicamente, el deber de negociar planes de igualdad en las empresas de más de doscientos cincuenta trabajadores.
Los planes de igualdad de las empresas son un conjunto ordenado de medidas, adoptadas después de realizar un diagnóstico de situación, tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres y a eliminar la discriminación por razón de sexo.
B) Sistema de calidad:
La filosofía de la Calidad Total proporciona una concepción global que fomenta la Mejora Continua en la organización y la involucración de todos sus miembros, centrándose en la satisfacción tanto del cliente interno como del externo. Podemos definir esta filosofía del siguiente modo: Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible).
C) Gestión de prevención:
La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales junto con el Real Decreto39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, son el marco legal por la que se determina el cuerpo básico de garantías y responsabilidades preciso para establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo.
D) Sistema de gestión ambiental:
La implantación de un Sistema de Gestión Ambiental puede suponer, aparte de beneficios ecológicos, los siguientes beneficios económicos:
- Mejora de la gestión empresarial y rendimiento de la actividad empresarial
- Ahorro de costes a corto/largo plazo a través de control y reducción de materias primas, energía y agua, residuos etc.
- Mejora de imagen y posibilidades de marketing
- Cumplimiento de la legislación y mejora de las relaciones con la Administración medioambiental.
- Aumento de la motivación de los empleados
- Anticipación al mercado y a las exigencias futuras
En definitiva, la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental representa beneficios económicos derivados de la sustitución de soluciones costosas de última hora por una protección preventiva del medio ambiente.
E) Sistema de información
- Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información.
- Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior.
- Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
- Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior.
F) Gestión de personas
Las prácticas empresariales requieren la presencia de ciertas capacidades para ser explotadas. Éstas las hemos clasificado en cuatro categorías:
- Prácticas de trabajo: Cuya relación esta directamente relacionada con los factores operativos
- Prácticas de desempeño: Medición de las desviaciones entre lo que hacemos y lo que tenemos que hacer.
- Prácticas relacionadas con los mecanismos de aprendizajes, adquiridos, creados y validados en la organización.
- Prácticas relacionadas con los reconocimientos y compensaciones.
H) Seguimiento y valoración de resultados
Así como las consecuencias positivas y negativas de dicho seguimiento, prevemos unos indicadores para medir los resultados y evaluar a los nuevos trabajadores en las diferentes etapas del proceso de acogida.
9.3 APLICACIÓN PRÁCTICA
En RAAI S.L una vez pasado un proceso de selección y habiendo seleccionado el personal a agregarse al grupo, tendremos en cuenta ciertos aspectos y fases para una buena incorporación de los mismos.
Etapa de integración:
Una vez seleccionado el candidato nuestro departamento de recursos humanos deberá ponerse en contacto con él para informarle, y dar la en hora buena por su futura incorporación al grupo. Donde también se le comunicara de el día y la hora en que deberá presentarse la próxima vez.
1. Primer día (Presentación):
El nuevo integrante del grupo será recibido por nuestra secretaria, quien le guiara como primera toma de contacto con el lugar en el cual tendrá termino su presentación inicial con el departamento RR HH donde se le explicaran una serie de temas referentes al grupo tales como:
Maneras de hacer del grupo.
Historia de la empresa.
Estructura organizacional.
Una vez llegado a este punto dentro de la estructura de la empresa, nuestra directora de RR.HH se encargará de pasar uno a uno los departamentos con el nuevo integrante donde se harán las presentaciones de sus nuevos compañeros y una explicación breve de las funciones que estos desempeñan; así como de las instalaciones. Finalmente se pasará a enseñar el lugar o espacio donde trabajará a partir de ahora, en el que se le suministrará todos los materiales de trabajo que pueda necesitar en el desempeño de sus funciones, así como también un pequeño Manual de Empleado donde consta las normas básicas de comportamiento en la empresa, como son horarios, comida, desayuno, descansos, permisos y toda la posible información que tendrá que tener en cuenta a lo largo de su permanencia al, así como los posibles documentos que tenga que cumplimentar, informándole de cómo rellenarlos. Más tarde, uno de nuestros colaboradores se encargará de darle las pautas necesarias para el inicio de sus funciones, donde se le explicara las herramientas informáticas, tipos de clientes, desarrollo dentro del grupo, rotaciones, y despejar las dudas que puedan surgir. Ya el nuevo empleado situado en el ámbito de su nueva empresa y de su puesto de trabajo, se le encomendarán los primeros trabajos que tendrán que ser rutinarios y sencillos, para que vaya empezando a funcionar poco a poco y se haga cargo de la situación.
2. Segundo día:
En el inicio del segundo día, también será la directora de recursos humanos quien reciba al empleado. Al empezar, se podrán supervisar los trabajos realizados el día anterior, analizando los posibles problemas que tuvo ayudándole a resolverlos. Más tarde, Se le explicara el funcionamiento interno al que estará ubicado y el sistema de cooperación entre los integrantes del mismo de los que podrá recabar la información que le sea útil, para que se pueda adaptar lo antes y más cómodo posible.
El departamento de RR.HH será también el responsable de detectar e indicar sobre las posibles necesidades de formación que puede tener el nuevo colaborador. Este seguimiento se realizará junto con el período de integración. Durante la acogida, este tendrá la oportunidad de observar si en el desempeño de su trabajo el empleado ha tenido alguna deficiencia, debida a una falta de formación específica y que necesite una ampliación de la que tiene adquirida.
3. Conclusión.
Transcurrido el plazo previsto (periodo de prueba), conviene realizar una valoración acerca de si se han conseguido los objetivos que se habían planteado en el momento de la contratación y si el nivel de desempeño del nuevo empleado cumple las expectativas iníciales. Llegados a esta fase, si el proceso ha sido satisfactorio y la evaluación favorable, podremos decir que el proceso de acogida ha finalizado y que el empleado ya se encuentra plenamente integrado en la organización.